Tutorial Komputer
Mail Merge: Membuat Banyak Surat Di Microsoft Word Hanya Dengan Sekali Klik
Serba cepat, serba mudah, serba simpel dan tidak ribet itu hal yang sangat diinginkan oleh sebagian besar orang, terlebih dalam urusan pekerjaan, apapun bidangnya. Saya yakin demikian. Sobat semua setuju kan ya? hehe
Tapi ingat ... secepat dan semudah apapun, yang namanya proses itu wajib ada, karena tidak mungkin ada hasil jika tanpa ada usaha dibelakangnya. Kuncinya adalah kita harus sudah mampu dan paham ilmunya, sehingga pekerjaan tersebut bisa diselesaikan dengan cepat dan mudah.
Untuk sobat yang bekerja atau aktifitas kesehariannya tidak jauh dari perangkat komputer dan menggunakan Layanan Office Microsoft Word, pernah kah sobat dihadapkan dengan pekerjaan membuat surat atau undangan dengan jumlah yang banyak? nah, sudah pasti ini termasuk salah satu pekerjaan yang membutuhkan kemudahan dan kecepatan.
Namun sejauh ini metode apa yang sobat gunakan jika harus membuat banyak surat seperti itu?
Apakah hanya membuat dan mencetak satu lembar surat saja dengan kolom nama tujuan masih kosong, kemudian di perbanyak dengan mem-foto copy dan menulis satu persatu secara manual nama-nama tujuan dengan tangan?
Atau mengetik nama tujuan di komputer satu persatu kemudian juga mencetaknya satu persatu?
Namun sejauh ini metode apa yang sobat gunakan jika harus membuat banyak surat seperti itu?
Apakah hanya membuat dan mencetak satu lembar surat saja dengan kolom nama tujuan masih kosong, kemudian di perbanyak dengan mem-foto copy dan menulis satu persatu secara manual nama-nama tujuan dengan tangan?
Atau mengetik nama tujuan di komputer satu persatu kemudian juga mencetaknya satu persatu?
Saya jamin sudah pasti pekerjaan sobat jika dikerjakan dengan dua metode konfensional tersebut akan terasa sangat melelahkan.
Untuk itu, supaya sobat tidak membuang waktu dan tenaga mengerjakan pekerjaan seperti itu, di artikel ini akan saya bahas dan berikan panduan tentang salah satu fasilitas Microsoft Word yang dapat membantu kita mempercepat pekerjaan itu, yaitu dengan fasilitas Mail Merge.
Apa itu Mail Merge?
Mari kita pahami apa itu Mail Merge ...
Mail Merge adalah suatu fasilitas di Microsoft Word yang digunakan untuk membuat surat seperti undangan ataupun pemberitahuan dengan banyak tujuan tapi tanpa mengubah sedikitpun isi dari suratnya.
Maksudnya begini ... Misalkan saja jika sobat ingin membuat surat undangan dengan isi yang sama ke teman-teman sobat yang berjumlah 5 orang, dan sobat ingin menyantumkan nama mereka (yang pastinya berbeda) pada masing-masing surat itu, maka akan dipermudah dengan fasilitas Mail Merge ini.
Dalam penggunaan fasilitas ini, sobat memerlukan 2 buah dokumen berupa Excel dan Word.
Dokumen didalam lembar kerja Microsoft Excel akan digunakan sebagai sumber data yang nanti akan kita masukkan kedalam format surat masal dalam lembar kerja Microsoft Word.
Oke jika sobat sudah paham, langsung saja kita masuk ke panduan ....
Sebelumnya mari kita posisikan diri kita sedang berada ditempat kerja dan mendapatkan tugas membuat surat masal. Untuk mempermudah saya posisikan sobat adalah seorang TU (Tata Usaha) di sebuah Sekolah Dasar, yang mana sobat mendapatkan tugas dari kepala sekolah untuk membuat surat undangan untuk wali murid kelas enam.
Pada contoh diatas, pada bagian Nama yang dituju dan Alamat yang dituju lah kita akan melakukan proses mailing menggunakan Mail Merge. Karena pada bagian itu saja yang harus berbeda antara surat yang satu dengan lainnya.
Mail Merge adalah suatu fasilitas di Microsoft Word yang digunakan untuk membuat surat seperti undangan ataupun pemberitahuan dengan banyak tujuan tapi tanpa mengubah sedikitpun isi dari suratnya.
Maksudnya begini ... Misalkan saja jika sobat ingin membuat surat undangan dengan isi yang sama ke teman-teman sobat yang berjumlah 5 orang, dan sobat ingin menyantumkan nama mereka (yang pastinya berbeda) pada masing-masing surat itu, maka akan dipermudah dengan fasilitas Mail Merge ini.
Dalam penggunaan fasilitas ini, sobat memerlukan 2 buah dokumen berupa Excel dan Word.
Dokumen didalam lembar kerja Microsoft Excel akan digunakan sebagai sumber data yang nanti akan kita masukkan kedalam format surat masal dalam lembar kerja Microsoft Word.
Oke jika sobat sudah paham, langsung saja kita masuk ke panduan ....
Sebelumnya mari kita posisikan diri kita sedang berada ditempat kerja dan mendapatkan tugas membuat surat masal. Untuk mempermudah saya posisikan sobat adalah seorang TU (Tata Usaha) di sebuah Sekolah Dasar, yang mana sobat mendapatkan tugas dari kepala sekolah untuk membuat surat undangan untuk wali murid kelas enam.
Buat Surat Masal (undangan) dengan Microsoft Word
Tahap pertama yang harus sobat kerjakan adalah membuat surat undangannya. Karena kita membahas tentang Mail Merge, maka saya akan membuat surat undangan hanya pada bagian Nama Yang diundang dan alamatnya saja. Karena pada bagian inilah yang sering kali memerlukan proses mailing ...Contoh surat masal nya seperti ini :
Kepada YTH
Bapak/ Ibu (nama yang dituju)
di- (alamat yang dituju)
Pada contoh diatas, pada bagian Nama yang dituju dan Alamat yang dituju lah kita akan melakukan proses mailing menggunakan Mail Merge. Karena pada bagian itu saja yang harus berbeda antara surat yang satu dengan lainnya.
Buat Sumber data untuk Mailing dengan Microsoft Excel
Setelah kita buat surat undangannya seperti contoh diatas, maka selanjutnya kita harus mengumpulkan data yang diperlukan yaitu Nama yang dituju dan Alamat yang dituju. Selanjutnya, data-data yang sudah sobat kumpulkan itu diketikkan jadi satu dalam sebuah dokumen Microsoft Excel. Dengan membuat kolom yang berisi data-data diatas. Seperti ini contohnya ...Ubah nama Sheet1 pada pojok kiri bawah menjadi Data Wali Murid, hal ini perlu untuk mempermudah pada tahap selanjutnya nanti, meskipun tidak harus.
Kemudian simpanlah data ini dengan nama yang mudah diingat dan letakkan pada direktori yang mudah ditemukan. Kalau saya menyimpannya dengan nama Data Wali Murid.
Penggunaan Excel sampai disini sudah cukup, sobat tutup saja Excel nya. Yang penting, ingat-ingat dimana lokasi sobat menyimpanan file ini!!
Oh iya, sebagai catatan saja. Dalam proses mailing menggunakan fasilitas Mail Merge ini tidak ada ketentuan antara dokumen Excel atau Word dulu yang harus dibuat. Bisa dokumen excel dulu ataupun bisa juga membuat dokumen Wordnya dulu. Hal ini tidak jadi masalah. Yang penting sobat tahu mana bagian yang memerlukan fasilitas Mail Merge ini.
Oke, kita lanjutkan ...
Mailing dari Microsoft Excel ke Microsoft Word
Setelah kita mempunya dua jenis file yang sudah kita bahas diatas tadi dan pastikan sobat sudah menutup file Excelnya ya. Selanjutnya sobat buka file Word tadi dan kita mulai eksekusi bagaimana cara mailing dari Excel ke Word.
Pada panduan ini, saya menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel 2007. Yang mungkin dari segi tampilan akan berbeda dengan versi lain yang lebih baru seperti Word 2010 atau lainnya.
Sekarang buka file Word surat masal yang tadi sudah sobat buat ... Sekali lagi saya ingatkan, ini hanya contoh surat masal saja, dan bagian terpenting saja yang saya buat.
Setelah file terbuka seperti itu, Maka pilihlah menu Mailings pada barisan menu dibagian atas. Selanjutnya pilih Select Recipients >> Use Existing Lists. Seperti ini ...
Kemudian akan muncul tampilan seperti ini ...
Pada tahap seperti gambar diatas ini, selanjutnya sobat diminta untuk memilih file Excel yang akan diambil datanya untuk melakukan Mailing ke Word. Carilah dimana sobat meletakkan atau menyimpan file Excel yang tadi sudah dibuat.
Setelah ketemu berhasil, maka akan ada beberapa menu yang tadinya tidak aktif dan sekarang menjadi aktif seperti pada gambar berikut ini ...
Selanjutnya letakkan kursor mouse sobat pada bagian yang dibutuhkan. Yaitu letakkan setelah kata Bapak/ Ibu, kemudian pilih Insert Merge Field >> Nama_Orang_Tua (tahap ini untuk mengganti nama orang tua). Dan lakukan tahap yang sama pada bagian setelah kata di- (tahap ini untuk mengganti alamat). Maka kemudian tampilannya akan seperti ini ...
Pada gambar diatas, dapat dilihat bahwa pada nama orang tua dan alamat masih belum dapat dilihat sesuai dengan kata yang sebenarnya, maka sobat harus menekan tombol Preview Results seperti yang ditunjukkan tanda panah. Maka hasilnya akan tampak seperti ini ...
Nah, nama dan alamat sudah tampil sesuai dengan data yang ada di dalam file Excel yang kita buat tadi. Pada file Excel yang tadi kita buat sebagai contoh, ada lima jumlah nama wali murid yang kita ketikkan. Untuk melihat semua nama apakah sudah ada semua atau belum, sobat tinggal pilih saja tombol kiri atau kanan di sebelah angka yang saya beri tanda kotak pada gambar diatas.
Dan akhirnya proses Mailing menggunakan fasilitas Mail Merge pun sudah selesai. Dan saya ucapkan selamat, karena sobat sudah berhasil membuat surat masal. hehe
Tapi ada satu hal terakhir lagi ...
Pada panduan ini, saya menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel 2007. Yang mungkin dari segi tampilan akan berbeda dengan versi lain yang lebih baru seperti Word 2010 atau lainnya.
Sekarang buka file Word surat masal yang tadi sudah sobat buat ... Sekali lagi saya ingatkan, ini hanya contoh surat masal saja, dan bagian terpenting saja yang saya buat.
Setelah file terbuka seperti itu, Maka pilihlah menu Mailings pada barisan menu dibagian atas. Selanjutnya pilih Select Recipients >> Use Existing Lists. Seperti ini ...
Kemudian akan muncul tampilan seperti ini ...
Pada tahap seperti gambar diatas ini, selanjutnya sobat diminta untuk memilih file Excel yang akan diambil datanya untuk melakukan Mailing ke Word. Carilah dimana sobat meletakkan atau menyimpan file Excel yang tadi sudah dibuat.
Setelah ketemu berhasil, maka akan ada beberapa menu yang tadinya tidak aktif dan sekarang menjadi aktif seperti pada gambar berikut ini ...
Selanjutnya letakkan kursor mouse sobat pada bagian yang dibutuhkan. Yaitu letakkan setelah kata Bapak/ Ibu, kemudian pilih Insert Merge Field >> Nama_Orang_Tua (tahap ini untuk mengganti nama orang tua). Dan lakukan tahap yang sama pada bagian setelah kata di- (tahap ini untuk mengganti alamat). Maka kemudian tampilannya akan seperti ini ...
Pada gambar diatas, dapat dilihat bahwa pada nama orang tua dan alamat masih belum dapat dilihat sesuai dengan kata yang sebenarnya, maka sobat harus menekan tombol Preview Results seperti yang ditunjukkan tanda panah. Maka hasilnya akan tampak seperti ini ...
Nah, nama dan alamat sudah tampil sesuai dengan data yang ada di dalam file Excel yang kita buat tadi. Pada file Excel yang tadi kita buat sebagai contoh, ada lima jumlah nama wali murid yang kita ketikkan. Untuk melihat semua nama apakah sudah ada semua atau belum, sobat tinggal pilih saja tombol kiri atau kanan di sebelah angka yang saya beri tanda kotak pada gambar diatas.
Dan akhirnya proses Mailing menggunakan fasilitas Mail Merge pun sudah selesai. Dan saya ucapkan selamat, karena sobat sudah berhasil membuat surat masal. hehe
Tapi ada satu hal terakhir lagi ...
Mencetak Surat Masal dengan Cepat
Untuk mencetak surat masal tidak seperti mencetak file-file pada umumnya. Karena yang kita mau adalah, ketika kita mencetaknya kita ingin supaya surat masal yang tercetak secara otomatis tercetak dengan nama dan alamat yang berbeda tiap lembarnya.
Caranya ...
Lihat gambar terakhir diatas. Pilih menu Finish & Merge >> Print Documents >> dan pilih sesuai dengan yang diinginkan. Mau surat dengan nomor urut yang mana, dengan nama siapa dan dengan alamat apa ...
- All untuk mencetak semuanya,
- Curent record untuk mencetak yang sedang tampil saja
- dan From:.... To:.... untuk mencetak pada urutan tertentu saja.
Dan itu semua panduan saya tentang Mail Merge, semoga bermanfaat. Terimakasih
0 komentar